Location: come gestire gli invitati

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Gli invitati ad un matrimonio sono uno degli aspetti più importanti. Scopriamo le dritte da seguire per coccolarli al meglio ed evitare problemi di ogni tipo.

location: gestire gli invitati
location matrimonio con invitati – Fonte: Adobe Stock

La location del matrimonio è stata finalmente scelta? Bene, ora è il momento di iniziare a pensare a tutto il resto. E, quando si parla del resto, gli invitati sono sicuramente una delle componenti più importanti. Anche se non sembra, infatti, i punti che li riguardano e che è importante prendere in considerazione sono diversi.

Si va da esigenze di tipo logistiche, dai parenti che arrivano da lontano, a quelli che non deambulano bene fino a coloro che hanno necessità di variazioni importanti nel menu del matrimonio. In ogni caso, considerare ogni aspetto per tempo è un modo per mettersi tranquilli e per garantirsi un matrimonio rilassante e senza i classici problemi dell’ultimo minuto. Scopriamo quindi quali sono i passi da compiere per fare tutto nel modo giusto.

Come gestire gli invitati: tutti gli aspetti da considerare

matrimonio serale
Festeggiamenti matrimonio (fonte: Pexels)

Quando si sceglie la location giusta, le cose alle quali si pensa di più sono l’aspetto estetico del luogo in cui si celebrerà il grande giorno, le emozioni che riesce a trasmettere, i punti strategici in cui fare delle belle foto e, ovviamente, la possibilità di avere tutto quel che si desidera.

Una volta firmato il contratto, però, gli sposi devono fare un passo indietro ed iniziare a considerare anche gli invitati. Per vivere al meglio la giornata è infatti importante che anche loro si sentano a proprio agio in modo da mantenere al massimo l’atmosfera di festa ricercata. Per riuscirci è quindi importante prendere in considerazione alcuni aspetti importanti.

Considerare le distanze. Nel momento in cui si sceglie la location, la prima cosa da prendere in considerazione è la distanza della stessa dalla Chiesa o dal comune e, ovviamente, dai vari invitati. In questo modo si potranno considerare al meglio gli orari al fine di far si che siano tutti presenti quando gli sposi tornano dal loro giro di foto. Se la location dispone di un parcheggio si potranno fornire gli invitati di tutte le indicazioni per raggiungerla, premurandosi di trovare un passaggio ad eventuali parenti senza mezzo di trasporto.

Se si hanno molti parenti che arrivano da lontano e si è scelta una location vicina al luogo in cui ci si sposa, si potrebbe optare per delle navette da prenotare in esclusiva per il loro trasporto. In questo modo viaggerebbero tutti insieme e al sicuro, eliminando ogni possibile contrattempo.

Considerare eventuali pernottamenti. Se la location dispone anche di camere per dormire e si hanno parenti che arrivano da lontano, può essere utile accordarsi per offrire loro anche un alloggio. In questo modo non ci sarà alcun problema per il ritorno e chi arriva dall’aeroporto o dalla stazione avrà modo di rinfrescarsi e di prepararsi per la funzione senza che gli sposi si debbano preoccupare di ogni singolo spostamento.

Informarsi sulla presenza di eventuali pelosi. Se si è sensibili all’argomento e si desidera consentire l’accesso agli amici a quattro zampe di parenti o amici è necessario prima di tutto informarsi con chi gestisce la location e subito dopo avere un’idea chiara del numero di presenze. In questo modo si potrà gestire il tutto senza il rischio di far incontrare pelosi che non amano la reciproca compagnia.

Predisporre gli inviti. Quando si decide chi invitare è sempre bene tenere in considerazione i single che per il grande giorno potrebbero aver trovato un partner. Oltre a dar loro la possibilità di variare in corso d’opera (predisponendo il tutto con i gestori della location) è quindi importante tornare ad informarsi poco prima della data prescelta.

domande location matrimonio
location matrimonio – Fonte: Adobe Stock

Informarsi su intolleranze e allergie alimentari. Prima di organizzare il menu (sia che questo sia preparato all’interno della location o mediante un servizio di catering) è importante informarsi accuratamente delle esigenze alimentari degli ospiti. Chiedere ad ognuno di loro se ci sono allergie ed intolleranze è inevitabile per una festa serena. Inoltre è sempre bene chiedere se ci sono esigenze particolari per approntare eventuali menu vegetariani, vegani, etc…

Ovviamente ciò andrà considerato anche per la torta, magari creandone uno strato extra o in caso di tante esigenze diverse, facendo preparare un dolcetto personalizzato per chi non può mangiare altro.

Gestire i posti a sedere. Un altro aspetto importante è quello che riguarda i posti a sedere degli invitati. Questi andranno gestiti in modo da rendere loro piacevole la giornata. È quindi sempre bene metterli in compagnia di persone che conoscono e qualora si avessero parenti che non conoscono nessuno, scegliere degli amici fidati ai quali affiancarli in modo da intrattenerli.

Allestire una zona regali. Quando si parla di regali le opzioni sono sempre tante. C’è chi punta alla lista nozze, chi alla luna di miele e chi deve fare i conti con parenti all’antica, che preferiscono portare a mano i propri doni. Per ogni evenienza è sempre meglio accordarsi in anticipo con chi si occupa della location in modo da allestire un angolo dove conservare eventuali regali. Angolo che potrebbe essere nella stessa stanza in cui di solito si tengono le bomboniere.

Essere elastici. Un altro aspetto da considerare è l’elasticità che in situazioni così importanti è sempre un punto a favore. Meglio quindi considerare qualche posto in più per possibili inviti tardivi, far preparare delle bomboniere in più per eventuali “imbucati” dell’ultimo minuto, doversi inventare mascherine a tema da far trovare all’arrivo per chi dovesse aver dimenticato la sua e avere sempre un piano B in mente. Ciò che conta, in fondo, è godersi il grande giorno ed imparare a prendere eventuali piccoli contrattempi con la giusta ironia.

matrimonio cade obbligo mascherina durante celebrazione
Coppia di sposi – Fonte: Adobe Stock

Ovviamente, in base al tipo di invitati, le esigenze possono variare. Ciò che conta è riuscire ad occuparsi per bene di quelle più incombenti. Ciò aiuterà infatti a portare avanti la gestione del matrimonio senza troppi problemi e, sopratutto, senza togliere agli sposi la serenità di cui hanno bisogno per godersi a pieno anche i giorni che precedono il grande giorno.