Come gestire tante cose senza impazzire: impara a fare (bene) il multitasking

Il multitasking è un’abilità che sembra essere tipica delle donne e, ancor di più, delle mamme. In realtà però il multitasking è solo un’illusione che ci lascia senza un briciolo di energia mentale, per questo è bene conoscere le strategie e le regole per farlo sempre nel modo giusto per ottenere buoni risultati senza impazzire.

multitasking come fare
(Pexels)

Nel linguaggio comune si definisce multitasking la capacità di svolgere più compiti insieme e di portarli tutti a compimento in un arco di tempo ragionevole, possibilmente rispettando le scadenze che sono state imposte per ognuno di essi.

Naturalmente il multitasking si può applicare in ambito lavorativo ma se ne può fare anche un uso gestionale più ampio, nel senso che si possono applicare strategie e tecniche di multitasking ad attività di vario tipo, comprendenti anche (e forse soprattutto) la gestione della casa, dei figli, degli impegni personali in generale.

Se l’obiettivo generale del multitasking è svolgere più attività nello stesso arco di tempo, il suo obiettivo secondario ma di non minore importanza è quello di risparmiare più tempo possibile in maniera da averne a sufficienza per svolgere tutti i compiti previsti nella giornata.

Il vero obbiettivo del multitasking è organizzare il tempo: come si fa?

multitasking
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Molto spesso ci convinciamo di essere oberati da troppi impegni e che non saremo in grado di portarli a termine con il poco tempo che abbiamo a disposizione. Presi dal panico, non ci rendiamo conto che, invece, il tempo è sempre più di quello che crediamo di avere, a patto di gestirlo bene.

Per questo motivo una madre lavoratrice, un dirigente d’azienda, uno studente universitario saranno in grado di trarre moltissimi vantaggi da una buona organizzazione del tempo e soprattutto dall’organizzazione delle attività sulla base di una scala gerarchica.

Come organizzare le attività della giornata per riuscire a fare tutto

Il primo passo per avere successo nelle attività di multitasking è organizzare gli impegni in scala gerarchica, formando una lista immaginaria o concreta che registri in cima le attività fondamentali, quelle che è strettamente necessario svolgere. Più in fondo sarà necessario registrare le attività meno importanti, oppure quelle più semplici e per le quali sono necessarie meno energie fisiche e mentali.

L’obiettivo è affrontare i compiti più impegnativi quando si è al massimo delle energie mentali e fisiche, lasciando per ultimi quelli più leggeri.

Accorpare le attività simili o che possono essere svolte insieme per risparmiare tempo è un altro step assolutamente fondamentale dell’attività di multitasking.

Perché questo “accorpamento” è fondamentale? Perché passare da un’attività all’altra consuma mentalmente moltissime energie, soprattutto se le attività da svolgere sono profondamente diverse l’una dall’altra.

Accorpare attività simili, per esempio:

  • Attività da svolgere alla scrivania
    Rispondere a tutte le mail, occuparsi della burocrazia, pagare le bollette on line
  • Attività da svolgere in cucina
    Preparare il pranzo (e magari la cena, oppure i pasti per tutta la settimana con la tecnica del batch cooking)
  • Attività da svolgere fuori di casa
    Organizzare tutti i compiti da svolgere fuori di casa in maniera da poterli eseguire tutti nella stessa giornata, possibilmente uno di seguito all’altro

Naturalmente questi sono soltanto esempi immaginando la vita di un qualsiasi lavoratore in smartworking, ma naturalmente gli esempi di attività che si possono accorpare sono moltissimi e variano a seconda delle esigenze della persona.

Un modo sbagliato di immaginare lo smartworking è invece quello di saltare continuamente da un tipo di mansione all’altra. Questo continuo “salto” aumenta in maniera esponenziale la sensazione di stress e quindi diminuisce in maniera drastica il livello di energie mentali di cui disponiamo.

Il vero nemico dello smartworking: smartphone e social network

 

Quando il nostro cervello è stressato e ha trascorso molto tempo nello svolgere un’attività noiosa o che risulta troppo faticosa, tende a ricercare continue pause e distrazioni.

Questo meccanismo del cervello, perfettamente normale, viene sostenuto in maniera tossica dal funzionamento dei social network. Ricevere notifiche e messaggi di ogni tipo fornisce al cervello il pretesto tanto desiderato per interrompere le attività che è costretto a svolgere per svolgerne altre più piacevoli e che forniscono una “ricompensa immediata”.

Naturalmente si deve intendere la parola “ricompensa” in senso lato: a fornire un senso di relax e di soddisfazione momentanea è soltanto la dopamina, un ormone che crea dipendenza e che viene prodotto dal nostro organismo in momenti associati al piacere e alla soddisfazione come l’orgasmo sessuale ma anche la vincita al gioco d’azzardo.

Riuscire a rispondere a tanti messaggi (che in realtà però ci stanno distraendo dal nostro compito principale) fanno sì che il cervello provi molta soddisfazione e che ricerchi continuamente quella sensazione per sentirsi soddisfatto all’idea di essere riuscito a portare a termine un altro compito.

Il problema di una persona super stressata dal multitasking, infatti, è quello di non riuscire più a distinguere tra task necessarie (cioè compiti necessari) e interruzioni non necessarie.

Tutto porta beneficio al cervello, poiché tutte generano dopamina, quindi si tenderà a interrompere continuamente un lavoro per dedicarsi ad altro, in un interminabile circolo vizioso che allungherà all’infinito il tempo necessario a concludere un lavoro.

In quest’ottica diventerà strettamente necessario chiudere tutti i social network ed eliminare le fonti di distrazione mentre si sta svolgendo un compito qualsiasi. Riuscire a concentrarsi su un compito per volta consentirà di recuperare energie e tempo preziosi.

donna forte
fonte foto: Adobe Stock

Quindi qual è il vero segreto per riuscire a fare tutto e diventare geni del multitasking? Assurdamente il vero segreto è fare una cosa per volta, farla bene e velocemente, passare alla successiva.

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